Suche Möglichkeit für Workflows mit Signaturen im Unternehmen

[DJKno]

Hallo Zusammen,

ich suche eine IT-Lösung für unser Unternehmen.
Problemstellung:
Es gibt aktuell sehr viele papierbasierte Workflows, die aufgrund von Branchenvorgaben nicht so einfach zu digitalisieren sind.
Beispiel: Beantragung von Benutzerkonten für bestimmte Produktionssysteme.
Der Workflow sieht verschiedene Eingaben und dazu mehrere Genehmigungsstufen bzw. Bestätigungssignaturen vor.
Pro Dokument kommen wir da auf 8 Signaturschritte.

Ich suche daher eine Möglichkeit dies über einen digitalen Workflow umzusetzen. Als erstes kommt einem da sicherlich Adobe Sign in den Sinn. Alerdings bin ich da noch völlig unbedarft.
Was müsste man lizensieren, damit man mehrere Personen die Signatur ermöglichen kann?
Braucht da jeder Mitarbeiter eine Lizenz, oder kann man diese über eine zentrale Unternehmenslizenz verwalten.
Die Kollegen sollen keine eigenen Workflows anstoßen, das geht immer von uns in der IT aus.

Kennt jemand eventuell eine alternative Möglichkeit, um solche mehrstufigen Unterschriftsworkflows abzubilden?
bin für Ideen offen. On Premise wäre schön. Gern in Verbindung mit dem Benutzerkonto im AD oder alternativ O365.
Wir hängen größtenteils in der Microsoft-Welt.

Mir fehlt so ein wenig der Ansatz. Ich möchte nicht, dass das Dokument nach jeder Signatur neu gespeichert werden muss. Die Weitergabe an die nächste Instanz soll daher automatisch erfolgen. Es muss für die Mitarbeiter einfach bedienbar sein.
Natürlich soll der spaß auch nicht so viel kosten.

 

[Scirca]

Statt für alles irgendwie geile Buzzwords zu benutzen solltest du vielleicht mal die Nr. einfacher erklären.
Vielleicht mal mit einem Beispiel.

Ich würde jetzt mal den Foxit Reader reinwerden, der hat von Haus aus solche coolen Stempel. Dann kann jede Abteilung da ihre Dokumente abstempeln.

 

[Drewkev]

Pro Dokument kommen wir da auf 8 Signaturschritte.

Warte, echt jetzt?

 

[nöörd]

box.com

 

[Bruzla]

Warte, echt jetzt?

Ich hab mich das gleiche gefragt.

Kann natürlich sein, dass er sich im Hochsicherheitsbereich oder Ähnlichem bewegt.

Andererseits ist das Beantragen von einem Nutzerkonto zumindest aus meiner naiven Sicht keine große Sache.

Ich persönlich bin kein Fan davon, sinnlose und überfülle Workflows zu digitalisieren und das Ganze dann als Verbesserung zu verkaufen.

Wie oft kommt sowas bei euch denn vor, dass für einen Vorgang mehrere Freigaben per Unterschrift nötig sind?

 

[AleksZ86]

1x Benutzer anlegen = 8x Bestätigen?
Ich würde mir eher diesen Prozess mal überlegen anstatt zu versuchen es mit IT zu lösen.

 

[Sir_Sascha]

gibt euer Ticket-System das evtl. nicht her?

 

[Zensai]

Rein Interessehalber: Braucht es richtige Digitale Signierung aka Adobe Sign oder geht es hier primär um Genemigungsschritte innerhalb des Unternehmens zb?

Wenn ihr eh schon in M365 unterwegs seid, könnt ihr einfach Genehmigungen dort nutzen.

https://support.microsoft.com/de-de...migungen-a9a01c95-e0bf-4d20-9ada-f7be3fc283d3

https://support.microsoft.com/de-de...48e-433c-94c3-7f944a3a8579#ID0EDBF=Adobe_Sign

(Auch mit e-sign Integration für AdobeSign und Docusign)

Edit: Und ganz davon ab schließe ich mich dem Rest an, wenn diese Prozesse nicht so derart Komplex sein MÜSSEN, dann dort ebenfalls ansetzen.

@Scirca Die Anforderung ist klar und ohne Buzzwords, es geht nicht um "Unterschriftsstempel" hinzufügen. Es geht primär um den Workflow dahinter, damit man nicht ewig Emails hin und her schickt. Dein Ton ist abgesehen davon ziemlich von oben herab und besserwisserisch. Es ist überhaupt kein Thema wenn man eine Anfrage nicht versteht, nach Näheren Informationen zufragen, aber der Ton macht die Musik. Manchmal vielleicht einfach etwas kleinere Brötchen backen.

 

[Phil_81]

Docusign?

https://www.docusign.com/de-de/blog/automatisierung-von-workflows-mit-elektronischen-signaturen

 

[DJKno]

@Scirca Welche Buzzwords? Ich bin der meinung ich habe die Sachlage verständlich wiedergegeben.

An den Rest: Ja, das muss so kompliziert sein, Pharma im validierten Umfeld und Inspektoren legen großen Wert darauf, dass immer alles schön mit Zeitstempel und eindeutig zuordnbarer Signatur gegengezeichnet wird.

Kurz zu dem Prozess Benutzerkonto.
Es geht nicht im Windows-Konten, das geht vereinfacht bereits digital, sondern um Produktionsanlagen, bei denen es um Medikamente für Menschen und deren Sicherheit geht. Das Pharmaumfeld ist eine echte Bitch.

1. Mitarbeiter beantragt ein Recht und füllt die Basisdaten der Produktionsanlage aus
2. Mitarbeiter signiert den Antrag (1)
3. Vorgesetzter bestätigt die Notwendigkeit (2)
4. Mitarbeiter muss offiziell geschult werden
5. Trainer signiert für erfolgtes Training (3)
6. Mitarbeiter signiert, dass er geschult wurde (4)
7. IT legt Account an und sendet die Zugangsdaten an den Mitarbeiter
8. IT signiert die Accountanlage (5)
9. Mitarbeiter bestätigt den Erhalt und die erfolgreiche Anmeldung (6)

OK, es sind in diesem Fall 6 Signaturen, aber leider müssen die nach Vorgabe so umgesetzt sein.
Ergänzung: Das ganze muss dann auch noch innerhalb eines freigegeben Dokuments erfolgen.

Ergänzung (17. Mai 2024)

gibt euer Ticket-System das evtl. nicht her?

Nein, nicht in diesem Umfang. Wir nutzen GLPI als Ticketsystem, das ist mächtig aber dann wird es kompliziert.

 

[Zensai]

1. Mitarbeiter beantragt ein Recht und füllt die Basisdaten der Produktionsanlage aus
2. Mitarbeiter signiert den Antrag (1)
3. Vorgesetzter bestätigt die Notwendigkeit (2)
4. Mitarbeiter muss offiziell geschult werden
5. Trainer signiert für erfolgtes Training (3)
6. Mitarbeiter signiert, dass er geschult wurde (4)
7. IT legt Account an und sendet die Zugangsdaten an den Mitarbeiter
8. IT signiert die Accountanlage (5)
9. Mitarbeiter bestätigt den Erhalt und die erfolgreiche Anmeldung (6)

Das ist ein gradezu prädestinierter Fall für die Genehmigungen in Teams, ggf zusammen mit PowerAutomate oder auch gleich als PowerApp

https://learn.microsoft.com/de-de/power-apps/guidance/patterns/approval-pattern

 

[Azghul0815]

was du suchst ist vermutlich ein "elektronisches Dokumentenmanagementsystem"
Da gibts relativ viele Anwender auf dem Markt.
Kenne sowas vor allem im Pharmabereich eben genau von deinem beschriebenen Beispiel her.

Je nach Branche kommen noch Dinge wie Archivierung, Auditlog, etc. zu tragen.

 

[DJKno]

@Azghul0815
Ja, ein solches ist auch in Planung, aber das wird sich noch 1-3 Jahre hinziehen. Damit wäre das alles kein Problem und ist auch so vorgesehen.
wir möchten uns aber die Arbeit schon vorher erleichtern.

 

[Azghul0815]

Darf ich fragen um welche Branche es sich handelt? Je nachdem ist da u.U. nichts mit nem "QuickWin" weil Regularien eingehalten werden müssen, DSGVO, eSig Vorgaben und und und

 

[DJKno]

Darf ich fragen um welche Branche es sich handelt?

Pharma, siehe Beitrag #10

 

[StormXP]

Docusign, nutzen wir (ebenfalls Pharma) zusätzlich zum eQMS.

 

[Azghul0815]

Ah sorry, übersehen.

Dann wird das mit nem Quickmin, mit meinen 15 Jahren QC/QA und CSV Erfahung; eher schwierig. Der ganze Prozess muss ja dann veremutlich 21 CFR Part 11 standhalten.


@StormXP
das ist aber nich mal kurz installiert. Bis da was Neues durch ist.


Dazu noch die ganzen Testcases, Validierungen, Zugriffsrechte, etc.

 

[StormXP]

Docusign kann 21 CFR konform genutzt werden, je nach Implementierung und CSV/CSA Ansatz.

 

[Azghul0815]

Ich spreche hier halt aus meiner Erfahrung. War bei mehreren der Buden im Süden Deutschlands tätig und "schnell" ging da gar nix.

 

[StormXP]

Schnell, Pharma, CSV? Finde den Fehler. Aber geht irgendwie